Instagramのビジネスチャットとは？基本機能やメリット、活用シーンについて解説！

Instagramでの問い合わせ対応が増えて大変

DMを見逃してしまう……。

そんな悩みを抱える企業や店舗担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで注目されているのがInstagramビジネスチャットです。

自動応答やラベル管理など、通常のDMにはない機能を備え、顧客対応を効率化できます。

本記事ではビジネスチャットの概要から活用メリット、導入手順まで詳しく解説しますので、アカウント運用を担当されている方はぜひ最後までご一読ください。

Instagramのビジネスチャットとは？

Instagramのビジネスチャットとは、企業や店舗が顧客と円滑にコミュニケーションを取るために設計されたチャット機能です。

通常のダイレクトメッセージと異なり、ビジネス利用を前提とした自動管理・分析機能を備えています。

この機能を使うことで、ユーザーからの問い合わせを整理したり、複数の担当者で対応を分担することが可能です。

また、メッセージごとにラベルを付けて進行状況を管理できる点も特徴と言えます

顧客とのやり取りが多いアカウントほど業務の効率化が図れるため、積極的に活用してみてください。

Instagramビジネスチャットを導入すれば、SNS上での問い合わせ対応がよりスムーズになるはずです。

次に、通常のDMとの違いを確認していきましょう。

通常のDMとの違い

Instagramのビジネスチャットは、個人間のDMとは目的が大きく異なっています。

例えば、個人アカウントのDMが友人や知人との私的なやり取りを想定しているのに対し、ビジネスチャットは企業と顧客のやり取りを前提に設計されているものです。

そのため、メッセージの自動分類やメッセージが既読になっているかの把握など、業務効率化のための機能が充実しています。

さらに、複数人でのアカウント管理も可能なためタスクの対応漏れ等を防ぐことも可能です。

自動応答メッセージやテンプレート返信機能も利用でき、スピーディーな顧客対応を実現できビジネスの拡大に大きく貢献することでしょう。

ビジネスチャットの基本機能

Instagramビジネスチャットには、企業のアカウント運用に役立つ複数の便利機能が搭載されています。

代表的な機能は以下のとおりです。

それぞれの機能の特徴を詳しくまとめてますので参考にしてみてください。

これらを活用することで、問い合わせの分類・返信スピード・対応履歴の把握が容易になります。

特にDM数の多いアカウントでは、1件ずつ手動で管理するよりも格段に効率的です。

Instagramでビジネスチャットを活用するメリット

Instagramのビジネスチャットを導入すると、顧客対応のスピードと品質を同時に高められます。

具体的なメリットは以下の3つです。

業務効率化・顧客満足・信頼構築という3つの軸でメリットが得られるのが、Instagramビジネスチャットの大きな魅力と言えます。

ここでは、ビジネスチャットの具体的なメリットについて見ていきましょう。

メリット①顧客対応を効率化できる

従来のInstagramのDMでは、問い合わせが増えるほど管理が煩雑になりやすい傾向があります。

その課題を解決するためのビジネスチャットなら、受信したメッセージを自動振り分けできるため、優先度別に整理可能です。

また、よくある質問にはクイック返信を活用し、手動対応の時間を最小限に抑えられます。

さらに、問い合わせ内容ごとに担当を振り分けることで、誰がどの顧客に対応しているかを明確化できるのも利点です。

これにより、対応スピードと正確性の両立が実現します。

メリット②迅速に問い合わせ対応できる

Instagramビジネスチャットでは、自動応答やテンプレート返信を設定することで、対応時間を短縮できます。

DM経由での問い合わせが多い企業でも、顧客を待たせる時間を減らせるのがメリットです。

また、既読機能や通知設定を使えば、未対応のメッセージを見逃すリスクも抑えることができるでしょう。

即時対応が求められるSNS時代において、このスピード感は顧客体験の質を左右します。

迅速な返信は、「信頼できる企業」という印象にもつながるのです。

メリット③顧客満足度と信頼関係が向上する

Instagramビジネスチャットを活用すると、顧客とのやり取りを記録として残すことができるのが利点です。

過去の対応履歴を見返せるため、顧客ごとの要望や傾向を把握しやすくなります。

さらに、一人ひとりに合わせた丁寧な対応を行うことで、満足度とリピート率の向上を期待できるため積極的に活用すべきです。

また、即時応答や定型メッセージによって対応の一貫性も保つことができ、スタッフごとの対応品質の差が少なくなるでしょう。

結果として、ブランドへの信頼感を強化することが可能です。

Instagramビジネスチャットの始め方

Instagramビジネスチャットは、アカウントをすでに運用している人なら、数分で設定を開始できるためぜひ活用していきましょう。

特別なアプリの導入や追加の費用は不要で、Instagramアプリ内の設定から利用を開始できます。

設定画面の構造もわかりやすく、初心者でも迷わず導入可能なため積極的に活用しましょう。

以下で解説する手順を正しく行うことで、顧客対応の効率が飛躍的に向上することがメリットです。

ここでは、6つのステップに分けてInstagramビジネスチャットを導入する手順を具体的に解説します。

プロアカウントに切り替える

まず、Instagramアプリで右上の「設定とアクティビティ」→「アカウントの種類とツール」→「プロアカウントに切り替える」を選択します。

カテゴリを選択する

画面の手順に沿って操作を進め、当てはまるカテゴリを選択し、「プロアカウントに切り替える」をタップします。

「ビジネス」を選択する

「クリエイター」または「ビジネス」を選択する画面が出てくるので、「ビジネス」をタップしてください。

プロアカウントへの切り替え完了

下記の画面に遷移したら、ビジネスチャットの利用が可能となります。

ビジネスツールをカスタマイズする

次に、「設定とアクティビティ」→「ビジネスツールと管理」よりビジネス用の機能が設定できます。

「返信テンプレート」や「よくある質問」もこちらから設定が可能です。

営業時間や定型文を登録しておくことで、問い合わせに即座に対応できます。

「よくある質問」もこの画面から設定でき、DMのやり取りを自動化しておきましょう。

返信のトーンや文面はブランドに合わせて調整されることをおすすめします。

運用ルールを整備してテストする

すべての設定が完了したら、社内メンバーでテストを行います。

実際にDMを送って動作確認をし、返信スピードや自動応答の精度をチェックしましょう。

また、問い合わせ対応のフローを明文化し、誰でも同じ品質で対応できる体制を作ります。

運用を始めた後も、定期的にメッセージテンプレートを見直し、改善や改良を加えることでより良いルールを作り上げていくことが重要です。

Instagramビジネスチャットを利用する際の注意点

便利なInstagramビジネスチャットですが、使い方によっては業務負担が増えるリスクもあります。

具体的な注意点は以下の3つです。

こうした注意点を意識すれば、ビジネスチャットの便利さを最大限に活かしつつ、安定した運用が可能になります。

以下に注意点と対策についてまとめましたのでぜひご確認ください。

注意点①業務量が増えるリスク

問い合わせ対応を自動化できるのはInstagramビジネスチャットの大きな魅力ですが、導入初期には設定作業やルール整備に一定の時間が必要です。

自動応答やテンプレートが未整備のままだと、メッセージが増えるほど混乱が生じやすくなります。

特によくある質問の登録やクイック返信の文章作成を後回しにすると、対応内容が統一されず、顧客ごとに回答の質がばらつく恐れがあるため注意しましょう。

その結果、チーム全体の信頼性や対応スピードにも影響を及ぼす可能性があります。

導入段階では、まず誰がどの範囲を担当するか明確にすることが重要です。

定期的に設定内容を見直し、改善を繰り返すことで、より安定した運用体制を築けます。

仕組みを整えることこそが、長期的に運用負担を軽減する最善の方法です。

注意点②投稿内容や対応の慎重さが必要

Instagramに限らず、SNSでの発信内容は企業の印象を大きく左右します。

わずかな言葉遣いや返信のトーン一つでも、ユーザーの受け取り方が変わる点を意識しておくことが大切です。

誤送信や誤解を招く表現を防ぐためには、投稿前に必ず内容を確認する体制を整えてください。

特に、顧客対応に関わるメッセージでは「丁寧さ」「誠実さ」「一貫性」を意識しましょう。

一度でも不適切な表現が拡散されると、ブランド全体の信頼を損なうリスクがあります。

そのため、炎上リスクを未然に防ぐためのスタッフ教育や共有マニュアルの整備が欠かせません。

さらに、自動返信メッセージもブランドの世界観に合わせて設計すると安心です。

どんなやり取りでも企業の“顔”として見られる意識を持つことが、長期的な信頼構築につながります。

注意点③営業時間外の対応に注意

営業時間外にDMを受けた際の対応ルールを明確にしておくことは、顧客対応の信頼性を保つうえで欠かせません。

対応が遅れると「放置されている」と感じさせてしまい、企業イメージに悪影響を及ぼす可能性があります。

そのため、あらかじめ自動返信メッセージを設定し、対応時間外である旨と返答予定を伝えておくと安心です。

たとえば、「現在営業時間外のため、翌営業日にご連絡いたします」と明記すれば、顧客に誠実な印象を与えられます。

また、週末や祝日の対応方針を社内で共有し、誰がいつ確認するのかを決めておくことも重要です。

緊急対応が必要なメッセージを見逃さないよう、通知設定や引き継ぎ体制も整備しておきましょう。

明確なルールづくりと自動化の組み合わせが、安定した顧客対応を実現します。

ビジネスチャットで業務の効率化と顧客満足度の向上を図ろう

Instagramビジネスチャットは、顧客との関係を深めながら対応業務を効率化できるツールです。

DMの管理業務を減らしたり、迅速で丁寧なコミュニケーションを実現できたりするため積極的に活用されることをおすすめします。

ただし、導入後すぐに成果が出るわけではなく、社内ルールや返信テンプレートの整備が欠かせません。

重要なのは、継続的な改善と運用の一貫性です。

対応スピードと誠実な対応を両立することで、顧客からの信頼を獲得できます。

今後、Instagramをマーケティングや問い合わせ対応に活用したい企業は、まずビジネスチャットの導入から始めてみましょう。

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250社以上のInstagramアカウントを運用代行する、Instagram運用のプロフェッショナル集団。代表：時代と寝る女 あいめこ